De wens: Software die onze facturatie ondersteund

Van Smaak wilde haar complete facturatieproces onderbrengen in het softwareprogramma dat Ultraware al eerder speciaal voor hen ontwikkelde. Foekje: “Onze markt verandert elke dag. Dit betekent onder andere dat we veel verschillende maatwerkafspraken hebben met klanten over leveringen en prijzen. Afspraken die we niet allemaal kwijt konden in het oude softwarepakket voor de facturatie.” Van Smaak liep tegen systeemtechnische beperkingen aan en deed inmiddels veel werk handmatig buiten het programma om. Durk: “Dat was enorm arbeidsintensief en maakte ons natuurlijk ook erg kwetsbaar. We werden afhankelijk van de medewerker die deze handelingen uitvoerde. Het werd hoog tijd voor nieuwe software op maat die ons niet langer beperkt in de facturatie maar ons echt ondersteunt.”

Vijf voor twaalf

Durk: “We wilden ons facturatieproces al langer integreren in de bestaande maatwerksoftware, de voorbereidingen waren al eerder gestart maar andere projecten kregen steeds prioriteit. Echter veranderde dit. Er stond ons een grote verandering te wachten in 2019: de koppeling van een boodschappenwebshop aan onze huidige systemen (i.v.m. de overname van Poiesz supermarkten). Een verandering die in de oude situatie nooit zou lukken. Het was dringend, deze ontwikkeling moest nú plaatsvinden. Bovendien ging een collega weg, die tot dan toe verantwoordelijk was voor het facturatieproces. Daarmee zou ook de kennis over alle handmatige handelingen en het complexe programma waarmee we werkten vertrekken. Daarom zijn we vanaf oktober 2018 intensief aan de slag gegaan met Ultraware.”

Geen weg terug

Eenmaal in transitie was dit spannend voor Van Smaak. Foekje: “We waren goed voorbereid maar het was een grote overgang en de facturatie is een kritisch proces waarbij we zeker naar onze klanten toe geen fouten mogen maken. Samen met de mensen van Ultraware waren we gefocust en zijn er vele extra uren in gestoken. Een optimale samenwerking tussen beide partijen is noodzakelijk om zo’n project te laten slagen. Fijn dat het gelukt is!”

Stap voor stap samen naar een vlekkeloze overgang

Durk en Foekje kijken terug op een een prettig en intensief project: “Ultraware heeft ons ook tijdens dit project goed bij de hand genomen. We hebben, voor zover mogelijk, ook nu weer echt in stapjes gewerkt waardoor alles behapbaar blijft. Door dit project in samenwerking met Ultraware goed voor te bereiden en onze inhoudelijke kennis te combineren met de kennis van Ultraware, hebben we uiteindelijk een vlekkeloze overgang gehad naar het nieuwe systeem. Dat ziet en merkt niet iedereen, maar dat was precies de bedoeling. We zijn inmiddels al helemaal gewend en het voelt alsof we al jaren op deze manier werken. We kunnen qua facturatie nu echt ontspannen achterover hangen.” 

Vijf belangrijke veranderingen nu het facturatieproces is geïntregeerd:

• Minder arbeidsintensief en minder foutgevoelig
• Software is ondersteunend i.p.v. beperkend
• Betere servicemogelijkheden
• Minder facturen
• Eenvoudige koppeling met boodschappenbestelsite